Neue gesetzliche Vorgaben für elektronische Geschäftskorrespondenz einfach umsetzen

Kirchheim bei München, 26.02.2007 – Seit 01.01.2007 gelten für den Versand von Firmen- E-Mails, Faxe und Postkarten dieselben gesetzlichen Pflichtangaben, die auch für Geschäftsbriefe vorgeschrieben sind.

Das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister hat die Vorschriften der §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, 35a GmbHG und 25a GenG neu gefasst. Diese legen als Pflichtangaben u. a. die exakte Nennung des Firmennamen und- sitzes, die Rechtsform, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer fest. Bei Aktiengesellschaften müssen alle Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer und der Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Nachnamen genannt werden. Eine Missachtung der neuen Gesetzesregelung kann Unternehmen viel Ärger bereiten und die Türen für professionelle Abmahnfirmen öffnen.

Firmen, die für ihre E-Mail-Kommunikation Lotus Notes/ Domino von IBM einsetzen, hatten bisher nur die Möglichkeit, individuelle Signaturen von jedem einzelnen Nutzer erstellen zu lassen. Der Aufwand für die manuelle Erstellung bei mittelständischen und großen Unternehmen war hoch und einheitliche sowie konforme Angaben daher eher die Ausnahme.

mmi consult bietet Firmen, die das Basisprodukt Lotus Notes/ Domino verwenden, hierzu ein konfigurierbares Zusatztool an. Mit just:NSF werden einheitliche und gesetzeskonforme Signaturen zentral, einfach und ohne Benutzereingriffe automatisch alle 60 Minuten erzeugt oder aktualisiert. Administratoren können aus drei vorgefertigten Gestaltungsmustern auswählen, oder darüber hinaus ein eigenes Layout definieren. Die Software ermöglicht auch eine Einbindung von Firmenlogos in die HTML-Signaturen der Nutzer. Auf der Basis der im Domino-Directory geführten Benutzerinformationen werden personalisierte und individuelle Signaturen erstellt und verteilt. Benutzern werden die aktuellen Signaturen wie gewohnt bei der Erstellung von Mails eingebunden. Auch mobile Nutzer und Roaming-User erhalten somit immer die aktuellsten Signaturen. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben durch alle Nutzer ist somit kurzfristig gewährleistet.

Anfallende Lizenzkosten entstehen abhängig von der Gesamtzahl der Nutzer.

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