Eine typische Organisationsform eines Project Management Office basiert darauf, dass alle Projektmitarbeiter die Fülle von Daten (vieles davon in Dateiform) erstellen / erhalten / sammeln und meist auf Fileservern ablegen.
Neben der Projektablage hat jedes Projektteammitglied noch seinen persönlichen Ablagebereich zur Ablage / Verwaltung der von ihm erstellten Dateien.
Die Nutzer aktueller Mobiltechnologien verwenden File-Synch und -Share für einen Abgleich der Dateien über Standort- und Gerätegrenzen hinweg.
Hieraus entstehen regelmäßig kritische Fragestellungen:
Fragen Sie sich bitte:
Wie wollen Sie hier sicherstellen, die zugesagte Leistung zum zugesicherten Termin zu erbringen, wenn man nicht einmal die vertraglich dokumentierte Zusage findet?
Wie wollen Sie die Wirtschaftlichkeit eines Projektes durch Nachträge (Zusatzverträge) steigern, wenn Sie die Leistungserbringung und deren Notwendigkeit nicht vollständig belegen oder nachweisen können?
Hierzu benötigen Sie eine gut strukturierte Dokumentenablage mit umfangreichen Suchmöglichkeiten!
Wäre es nicht schön, wenn jeder Mitarbeiter einfach alles in einer zentralen Ablage speichert und man dort stets einfach und zuverlässig Daten wiederfinden könnte, ohne lange danach zu suchen?
Hier müsste jemand nacharbeiten! Doch wer im PMO (Project Management Office) findet die Zeit und bringt die Sorgfalt auf, diese Aufgabe zuverlässig zu übernehmen? Zusätzliche Praktikanten kommen dafür nicht in Frage, denn sie schaffen es nicht, bei der Fülle von Daten diese Aufgabe während der Praktikumszeit zu bewältigen. Ausserdem kommen stets neue Inhalte dazu, oder bestehende Informationen werden überarbeitet. So passiert es, das die Aufgabe, Dokumente sicher auffindbar zu gestalten und abzulegen zu einer permanenten Sisyphusarbeit zu werden scheint.
Doch wie wäre es, wenn Sie eine Teamassistentin hätten, die rund um die Uhr für Sie tätig ist (auch Nachts und an Wochenenden oder Feiertagen), niemals krank wird oder Urlaub macht und trotzdem täglich nur eine Vergütung im Wert eines Cappuccinos verlangt? Unglaublich, denken Sie? Kein Problem sagen wir - Darf ich Ihnen diese Teamassitentin vorstellen: EViTA !
EViTA analysiert Ihre Dokumentenbestände, liest und versteht deren Inhalte. Je nach Ihren Wünschen (Training, Konfiguration) vergibt EViTA dann relevante Tags für die Inhalte und bietet Volltextsuche auch für Dokumente, die sonst nicht von der Volltextsuche unterstützt würden.
Und das alles erfolgt in einem kollaborativen Umfeld, in dem interne und externe Projektbeteiligte sich rund um den Sachverhalt der abgelegten Dateien/Fotos/Inhalte austauschen können.
