Sie kennen das Problem sicherlich selbst. Jedes Großunternehmen hat ein gewachsenes und oftmals noch im vordigitalen Zeitalter verankertes Ablagesystem für die Dokumentablage.
Dank der Digitalisierung wurde die Ablage zwar vereinfacht, doch falsch abgelegte oder nicht zugeordnete Inhalte lassen sich kaum auffinden.
Kommen in Großaufträgen ARGEN zustande, wird in der Regel immer kontrovers um das verwendete Ablagesystem und dessen Struktur gerungen. Dabei geht es viel einfacher und moderner.
Wir zeigen Ihnen, wie ein KI-unterstützter Cloudspeicher viele der Probleme effektiv beseitigen kann.
Der Abschied von einzelnen Daten-Silos
Vor allem große Unternehmen aus dem Bausektor haben im Laufe der Jahre verschiedene Ablagesysteme etabliert und sind somit an Daten-Silos gewöhnt.
Bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, oftmals auch solchen von der direkten Konkurrenz, ist somit ein gemeinsamer Datenspeicher notwendig. Den Zugriff auf den eigenen Datenspeicher zu gewähren ist dank der Silo-Aufbewahrung ein zu großes wirtschaftliches Risiko. Damit einher gehen allerdings auch etliche Probleme. Denn zunächst einmal kommt es bei beinahe allen Großprojekten zu einem Konflikt, welches Ablagesystem und Struktur zur Dokumentablage genutzt werden soll.
Doch damit nicht genug. Zudem kommt es zu weiteren Schwierigkeiten. Wer mit dem genutzten Ablagesystem nicht vertraut ist, kann schnell Dateien und Formulare falsch ablegen. Bei häufig mehr als 10.000 unterschiedlichen Ablageorten sind diese Dokumente später nahezu nicht mehr auffindbar.
Bei Dokumenten mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist und unter anderem auch bei Dokumenten für Nachträge oder Gewährleistungen kann dies schnell zu großen Problemen und wirtschaftlichem Schaden führen.
Es gilt eine Lösung zu finden, welche eine effektivere Speicherung erlaubt.
Cloud-basierte Speicherung für die optimale Zugriffssteuerung
Durch die Nutzung eines Cloudspeichers lassen sich viele der oben genannten Probleme bereits umgehen.
Zum einen kann der Cloudspeicher sehr einfach betrieben werden, um die verschiedenen Dokumente und Bilder über alle Endgeräte hinweg zu nutzen und zu bearbeiten. Zudem lässt sich bei einem solchen System der Zugriff über verschiedene Benutzerkonten und Berechtigungen sehr fein aufschlüsseln. So können Sie als Unternehmen verschiedene Daten und Anlagen sowohl für Fremdfirmen als auch für beispielsweise externe Gutachter oder Auftraggeber freigeben oder direkt von diesen einstellen lassen.
Der Cloudspeicher befreit somit nicht nur von den einzelnen Silo-Lösungen in Unternehmen, sondern ermöglicht einen sicheren und umfassenden Informationsfluss.
Dauerhafte Ablage mit optimaler Auffindbarkeit aller Dokumente
Diese gute und umfassende Zugriffslösung würde bereits jetzt schon für einen Cloudspeicher sprechen.
Doch es gibt noch weitere Vorteile, welche in einem solchen System für mehr Sicherheit sorgen. Zum einen werden die Daten zentral aufbewahrt, sodass alle wichtigen Ablagen zu einem Projekt auch über einen langen Zeitraum jederzeit zugänglich bleiben.
Dies spielt unter anderem dann eine große Rolle, wenn zum Projektende die ARGE erlischt und trotzdem wichtige Dokumente oder Bilder bei Bedarf zur Verfügung stehen müssen.
Über den cloudbasierten zentralen Speicher bleiben diese Ablagen jedoch erhalten und können beispielsweise bei Regressansprüchen herangezogen werden.
Die Nutzung von Tags und Mehrfach-Tags
Nun stellt sich die Frage, wie die Übersicht in einem solchen Speicher beibehalten werden soll. Denn die Einigung auf einheitliche Benennungen von Ablagen verursacht oftmals ein Ringen zwischen den beteiligten Unternehmen.
Doch auch hier bietet die moderne Dokumentablage den Vorteil, auf sogenannte Tags zurückgreifen zu können. Das bedeutet, dass Dokumente oder Bilder mit Schlagworten versehen werden und somit anhand der Schlagworte gefunden werden können. Dabei ist es durchaus problemlos möglich ein Dokument oder Bild in der Ablage mit unterschiedlichen Tags gleichzeitig zu versehen. Somit lässt sich über die einfache und komfortabel gestaltete Suchfunktion nicht nur jedes Dokument oder Bild einfacher finden, sondern es können auch Auflistungen mit Dokumenten und Bildern unter definierten Tags angezeigt werden.
Automatische Generierung von Tags durch die KI
Nun mag durchaus der Einwurf kommen, dass Tags allein keinen Vorteil bieten, da jeder Benutzer entsprechend der eigenen Gewichtung andere Tags auswählen würde, vielleicht vergibt ein Benutzer sogar garkeine Tags. Das ist grundsätzlich auch richtig.
Aber hier greift dann die KI, welche diese Form der Dokumentablage für Unternehmen so attraktiv macht. Die KI erkennt die Inhalte der verschiedenen Dokumente und Bilder und vergibt unabhängig von den vom Benutzer eventuell vergebenen Tags zusätzlich automatisch ermittelte Mehrfachtags. Somit ist ein gleichbleibendes und auf Logik basierendes System der Tags jederzeit gesichert.
Das bedeutet vor allem aber auch, dass es egal ist, an welchem Speicherort ein Dokument oder Bild im Cloudspeicher abgelegt wird. Die KI scannt und versieht die Daten mit den entsprechenden Tags, sodass diese jederzeit mit einer einfachen Abfrage aufgefunden werden können.
Die effektiven Vorteile für Ihr Unternehmen
Durch das neuartige und intelligente System ergeben sich für Unternehmen verschiedene Vorteile. Der erste ist direkt im Bereich der Datensicherheit zu finden, da fremde Unternehmen keinen Zugriff mehr auf eventuelle Firmeninterna haben. Zudem bietet sich der Vorteil, dass der Austausch von Dokumenten oder Bilder und die Dokumentation der verschiedensten Projekte deutlich schneller und effizienter ausgestaltet werden kann. Die umfassende Auffindbarkeit der Dokumente und Bilder dank der automatisch generierten Tags durch die KI macht das System zudem intuitiv nutzbar. So können die berechtigten Mitarbeiter von den unterschiedlichsten Orten sicher und komfortabel auf die Dokumentablage zugreifen und somit die verschiedenen Arbeitsschritte beschleunigen und vereinfachen.
Lassen Sie sich persönlich von dem neuartigen System überzeugen und werden Sie als Unternehmen digitaler
Der Einsatz der künstlichen Intelligenz ist für viele Unternehmen zunächst einmal Neuland und nur schwer verständlich.
Das wissen wir auch. Aus diesem Grund bieten wir ein umfassendes Webinar, welches Ihnen einen Einblick hinter die Kulissen dieser Technologie bietet und welches die Vorteile des neuen und modernen Systems deutlicher aufzeigt, als dieser kurze Text.
An praktischen Beispielen lassen sich viele dieser hier bereits genannten Vorteile effektiver darstellen. Durch die innovative Dokumentablage reduziert Ihr Unternehmen in jedem Fall wirtschaftliche Risiken und steigert die Akzeptanz und Produktivität hochqualifizierte Mitarbeiter.