Kommt Ihnen das bekannt vor? Diese Frage stellen sich Bauleiter oft auch noch nach Monaten oder gar Jahren ihres Projektes. Es gilt z. B. ein Besprechungsprotokoll zu finden, in dem wichtige vertragsrelevante Beschlüsse festgehalten oder Design- entscheidungen und deren Alternativen dokumentiert sind. Doch,
- wer hat das Protokoll
- wann
- wo
abgelegt und aufbewahrt?
Eine zentrale Ablage hilft hier entscheidend weiter
Würde man alle Kollegen dazu bringen können, projektrelevante Informationen und Dokumente an einer Stelle zentral abzulegen, wäre das Suchen und Auffinden von Besprechungsprotokollen, Abnahmedokumente, Meldebescheinigungen, Behinderungsanzeigen, Abschlagsrechnungen etc. ein wenigen Minuten erledigt.
Diese Ablage muss zwar erweiterbar und änderbar sein, aber gleichzeitig verhindern, einmal erfasste Daten später (z. B. bei Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Projekt) gelöscht werden. Nur so entsteht aus Sicht des Projektes eine wertvolle Ablage.
Wie kommen die Daten in die Ablage?
Um Mitarbeitern eine größtmögliche Hilfestellung und Arbeitserleichterung zu geben, müssen bereits digital vorliegende Informationen (insbesondere eingehende und ausgehende E-Mails) gleich automatisch in die zentrale Ablage wandern.
Bei automatischer Sammlung von E-Mails ist sinnvollerweise darauf zu achten, dass Dubletten (Mehrfacheingang an verschiedenen Empfänger, sowie interner Versand) vermieden werden, um nicht nur die Größe der Ablage handhabbar zu halten, sondern besonders unterschiedliche Mehrfachtreffer bei Suchvorgängen zu vermeiden.
Dokumente in Papierform sollten eingescannt werden
Moderne Multifunktionsgeräte (Drucker, Scanner, Fax) erlauben bereits in der kostengünstigsten Grundausstattung
- Verträge,
- behördliche Bescheinigungen,
- Rechnungen,
- etc.
einzuscannen und digital (für eine schnelle und unkomplizierte Suche) abzulegen.
Wie finde ich Dokumente in der Ablage?
Die einfachste Art der Suche basiert auf sortierten Listenansichten auf der Basis von Metainformationen (Absender, Empfänger, Ersteller, Datum, Gewerk, Ablagekategorien, Dokumenttyp, Status etc.).
Ausgefallene Suchvorgänge erfolgen auf der Basis von freien Suchbegriffen, die im Inhalt der Dokumente vorkommen müssen, die dann in der sortierten Listenansicht ausgefiltert werden. Beim Öffnen eines PDF Dokumentes mit Suchtreffer wird dann die Fundstelle sofort gekennzeichnet.
Wie verbessert eine Digitale Bauakte die Projektabwicklung?
Da alle wichtigen Daten zentral gesammelt und zielsicher aus der Ablage "herausgefischt" werden können, dienen diese nicht nur als Beweissicherung im Rahmen von Nachtragsverhandlungen, sondern auch im Projektteam als schnelles Kommunikationsmedium, wenn wieder einmal ein Bauleiter vor Ort (und somit nicht in seinem Baubüro ist) - was ja zu seinen zahlreichen Aufgaben gehört.
