Wie führe ich ein Social Intranet ein?

Sie erwägen die Einführung eines Social Intranet? Was ist das überhaupt? In welchen Schritten sollte eine Einführung erfolgen?

Unser just:TEAMUP Lösungsangebot ist die Implementierung eines Social Intranet. Dieses besteht aus einer Social Collaboration Plattform und einem Anwendungsserver zur Implementierung eines Intranets/Extranets. Über das Social Intranet wird die Zusammenarbeit im Projektteam sowie mit Nachunternehmern/Lieferanten/Auftraggebern unterstüzt und intensiviert („System of Engagement“). Mit dem Anwendungsserver wurden Webinhalte für das Projektteam sowie Geschäftsanwendungen und Arbeitsablaufsverwaltungen (Workflows) implementiert („System of Records“).

Die konkrete Einführung ist für jedes Projekt individuell, da nicht zuletzt unterschiedliche Anforderungen im Bereich der Anwendungen sowie Workflows implemeniert werden müssen. Die Vorgehensweise Social Collaboration einzuführen ist stark davon abhängig, wie intensiv die Projektmitarbeiter derartige Funktionen kennen und den Vorteil für sich und das Projekt bereits erkennen. Einführungshinweise für diesen Lösungsanteil können aus dem eBook „Enterprise Social Network Adoption in 5 Steps“ abgeleitet werden, das als Download in der Seitenleiste zu finden ist. Die integrierte Lösung mit einem Anwendungsserver erfordert zusätzliche bzw. inhaltlich angepasste Schritte:

In dieser Phase gilt es, die Zielsetzung bei der Einführung aus geschäftspolitischer Sicht herauszuarbeiten. Dieses Ziel sollte vorhandene Probleme adressieren und Wünsche in Form neu gestalteter Organisationsformen, Abläufe, Funktionen enthalten. Ausgehend von der Ermittlung des aktuellen Ist-Zustandes beschreiben die Inhalte der Vision den Weg, den dieses Projekt im Rahmen der Einführung nehmen soll.

Jedes Projekt organisiert sich anders. Es implementiert über die Aufbauorganisation individuelle Zuständigkeiten, Abläufe und daraus resultierend Anforderungen an Berechtigungen, Ablagestrukturen für Informationen. Darüber hinaus werden in Großprojekten (besonders ARGE Projekten und Auslandsprojekten) neue Teams mit Mitarbeitern unterschiedlicher Herkunft, Erfahrung, Ansprüchen und Fähigkeiten möglichst schnell ein schlagkräftiges Team bilden müssen. Die hierzu erforderlichen Schritte sind festzulegen.

Die Einführung eines Social Intranets ist mehr als nur der Erwerb und die Inbetriebnahme einer Softwarelösung. Sie bietet Chancen und Risiken, sie erfordert Investitionen und Personal zur Umsetzung. Sie bietet die Möglichkeit die tägliche Arbeit komplett neu zu organisieren. Der beste Weg um Mitarbeiter von der Notwendigkeit von Veränderungen zu überzeugen, ist eine aktive, sichtbare, frühzeitige Teilnahme des Managements im Verlauf des Umsetzungsplanes.

Die Vielzahl von Anwendungsfällen eines Bauprojektes müssen priorisiert adressiert werden. Hierbei wird das Ziel verfolgt, über die kurzfristige Unterstützung taktische Anwendungsfälle und die Grundakzeptanz für ein neues IT System bei den Nutzern zu erreichen (z. B. Austausch von großen Dateien) und deren aktive Mitarbeit bei der Umsetzung einzufordern. Mittelfristig strategische Ziele (z. B. Einbeziehung von Nachunternehmern/Lieferanten) mögen ihren Mehrwert erst nach einer gewissen Zeit der Anwendung n der Praxis erkennen lassen.

Anwendungsfälle die keinen meßbaren Nutzen bilden, sollten hierbei nicht berücksichtigt werden.

Zur Umsetzung des Projektes ist ein detaillierter Projektplan erforderlich, um Kosten, Einführungszeitpunkte, Kommunikation, Support, Training vorab festzulegen.

Die Einführung der Gesamtfunktionalität erfolgt in mehreren Iterationen. Beim Betreten von technischem oder organisatorischem Neuland können durch agiles Projektmanagement Risiken minimiert werden, und frühzeitig Kurskorrekturen vorgenommen werden. Die stufenweise Einführung wird als Muster auch für den regelmäßigen Eintritt neuer Mitarbeiter im Rahmen der Personalfluktuationen verwendet werden. Es werden Ihnen Funktionen stufenweise vorgestellt (online Training) und danach automatisiert freigeschaltet.

Das Ziel einer solchen strukturierten Einführung ist maximaler Erfolg mit minimalen Risiken und Kosten. Wurden die richtigen Schritte gewählt, die richtigen Anwendungsfälle implementiert? Nehmen die Projektmitarbeiter die intensivere und offenere Kommunikation im Projekt durch das Enterprise Social Network als Arbeitserleichterung wahr?

Wie müssten zukünftige Bauprojekte mit vergleichbaren Lösungsbausteinen ausgestattet werden? Welche neuen Perspektiven gibt es, die Abwicklung des Projektes noch besser zu unterstützen, nachdem man alle Funktionskomplexe in der täglichen Arbeit erfahren hat?